Privacy/AVG

Gegevensbescherming

1  Algemeen

‘Sociaal Cultureel Centrum De Lèghe Polder’ (SCC De Lèghe Polder)verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens SCC De Lèghe Polder.
De nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet onze privacy beter beschermen.

2  Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleidt kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

 

3  Verwerkt SCC De Lèghe Polder  persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Huurders van verenigingen binnen SCC De Lèghe Polder (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer);
  2. Bestuursleden van SCC De Lèghe Polder (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  4. Vrijwilligers van SCC De Lèghe Polder (naam, e-mailadres en telefoonnummer, geboortedatum, burgerservicenummer);
  5.  
  6. Voor bestuur, personeel en vrijwilligers is een verklaring ondertekend dat men akkoord gaat met gebruik van persoonsgegevens.

 

4  Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Huurders: De administratie wordt uitgevoerd door de ledenadministrateur/ penningmeester/beheerder van SCC De Lèghe Polder en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij het bestuur) en de reserveringssoftware wordt aangeboden via een webapplicatie. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, worden beveiligingen uitgevoerd zoals beschreven in de Algemene voorwaarden Accommodatiehuur BV;
  2. Bestuursleden, contactpersonen, beheerder en vrijwilligers: Deze gegevens worden verzameld en beheerd door het bestuur van SCC De Lèghe Polder en zijn opgeslagen in een afgesloten archiefkast;
  3. Beheerder: De beheerder beheert persoonsgegevens van medewerkers, gebruikers, leveranciers. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is de beheerder gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

5  Waarvoor verwerkt SCC De Lèghe Polder   deze gegevens?

De persoonsgegevens die SCC De Lèghe Polder verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Huurders: Deze gegevens worden vastgelegd om de huurgelden te kunnen incasseren en om de huuradministratie te kunnen beheren en/of contact te kunnen leggen;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van sociaal en culturele samenwerking en breder maatschappelijk vlak;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten en geven van informatie;

6  Verwerkt SCC De Lèghe Polder ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. SCC De Lèghe Polder verwerkt deze gegevens niet.

 

7  Hoe gaat SCC De Lèghe Polder met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

 

8  Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Huurders: De huuradministratie kan alleen worden ingezien door de ledenadministrateur/bestuur/beheerder van SCC De Lèghe Polder;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van SCC De Lèghe Polder;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bestuur/beheerder van SCC De Lèghe Polder;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van SCC De Lèghe Polder en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
  5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden van SCC De Lèghe Polder.

 

9  Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw huurlidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals huurders over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

 

10     Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is SCC De Lèghe Polder gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

11     Kan ik zien welke gegevens ‘De Lèghe Polder’  van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van SCC De Lèghe Polder om deze gegevens in te zien. De secretaris/penningmeester is bereikbaar via bestuur@leghepolder.nl.

13     Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van SCC De Lèghe Polder , via bestuur@leghepolder.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

14     Wijzigingen

Sociaal Cultureel Centrum ‘De Lèghe Polder’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van SCC De Lèghe Polder te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.